Що не можна автоматизувати: межа, яку ми знайшли, перейшовши її

Автоматизацію майже завжди починають не з того кінця: купують інструмент і потім шукають, що б ним автоматизувати.

Ми починаємо із замірів, і на клієнтському проєкті це змінило весь план на протилежний.

Команда з трьох людей рік була впевнена, що вузьке місце це написання статей. Заміри показали, що написання займає шість годин із двадцяти однієї.

Що показали заміри

Розклали виробництво однієї статті на етапи і засікли час.

Замовник просив найняти ще одного автора. Це означало розганяти вузьке місце, якого не було.

Що автоматизували

Пошук тем: з 3,5 годин до 20 хвилин. Один раз зібрали ядро запитів на пів року вперед і поставили щомісячну перевірку позицій. Теми більше не шукають, їх беруть зі списку за пріоритетом.

Збір джерел: з 4 годин до 1. Завели спільну базу перевірених джерел зі статистикою за галуззю.

Ілюстрації: з 3 годин до 15 хвилин. Шаблони графіків і схем у єдиному стилі. Дизайнер більше не малює кожну картинку, він раз на квартал оновлює набір.

Публікація і перелінковка: з 3,5 годин до 40 хвилин. Шаблон статті з готовими блоками і автоматична підстановка посилань за тегами.

Анонси: година до нуля. Публікація статті тепер сама створює чернетки постів для трьох каналів. Людина їх лише вичитує.

Що довелося повернути назад

Перші два місяці якість просіла, і це не було випадковістю.

Автор, отримавши готову тему і готові джерела, почав писати швидше і поверхневіше. Зникло занурення, яке раніше відбувалося під час пошуку матеріалу.

Це виявилося неочевидною річчю. Пошук джерел виглядав як рутина: години на те, щоб знайти те, що потім і так буде в тексті. Але саме в ці години автор розбирався в темі. Готова база дала йому факти і забрала розуміння.

Що зробили. Повернули один етап: автор сам перевіряє два ключових факти в кожній статті, навіть якщо вони вже є в базі. Це коштує близько години і повертає те, заради чого стаття пишеться.

Правило, яке ми з цього забрали. Автоматизувати рутину і не чіпати те, що виглядає рутиною, але насправді є частиною мислення. Пошук джерел це рутина. Перевірка того, що цифра справжня, ні.

Як відрізнити одне від іншого

Питання, на яке доводиться відповідати щоразу, і універсальної відповіді немає. Але є три перевірки, які працюють.

Чи змінюється результат від того, хто це робить? Верстка за шаблоном не змінюється. Вибір, яку саме цифру поставити в заголовок, змінюється сильно.

Чи з’являється в процесі розуміння? Копіювання посилань у таблицю не додає нічого. Читання трьох джерел підряд додає.

Що станеться, якщо це зробити погано, і чи помітите ви? Погано зроблена верстка видно одразу. Погано перевірений факт не видно ніколи, поки на нього не вкажуть.

Найнебезпечніша категорія це те, де відповіді «так, так, ні»: результат залежить від людини, розуміння з’являється, а помилку не видно. Саме тут автоматизація завдає найбільшої шкоди, бо погіршення непомітне місяцями.

Що вийшло в підсумку

Де автоматизація дає найбільше

За нашим досвідом, порядок такий.

Обробка заявок. Найшвидша окупність з усього. Миттєве повідомлення в месенджер ставиться за день і працює з першої ж заявки. На іншому проєкті це підняло доходимість до пробного уроку з 12% до 31%, і рекламу ми там не чіпали взагалі.

Ланцюжки листів. Пишуться один раз і працюють роками.

Виробничі шаблони. Знімають найбільшу частку годин, але не найбільшу частку грошей.

Звітність. Економить час і майже не впливає на результат напряму.

Перевірте себе

Що робити завтра

1. Візьміть один повторюваний процес і засікайте час по етапах протягом тижня. Не оцінюйте на око.
2. Порахуйте, яка частка часу йде на те, що ви вважали головною роботою. Найчастіше це менше третини.
3. Прогоніть кожен етап через три перевірки: залежить від людини, додає розуміння, видно помилку.
4. Автоматизуйте те, де відповіді «ні, ні, так». Не чіпайте те, де «так, так, ні».
5. Заплануйте місяць на відкат: частину змін доведеться повернути, і це нормальний етап, а не збій.

Це наш підхід і наш досвід, а не універсальне правило. Перед тим як автоматизувати процес, від якого залежать продажі, порадьтеся зі спеціалістом: частина рутини є носієм якості, і прибирати її дорого.

Чого ці заміри не показують

Вони показують, куди йде час. Вони не показують, скільки з цього часу витрачено з користю.

Найнеприємніше відкриття в таких розборах зазвичай не в тому, що якийсь етап довгий. Воно в тому, що якийсь етап не потрібен узагалі, і його роблять роками, бо так склалося.

Заміри цього не скажуть. Це видно тільки тоді, коли ви питаєте про кожен етап: що станеться, якщо його просто не робити.